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Sebbene il mio campione non sia statisticamente rilevante, faccio riferimento a una serie di requisiti che per vari motivi non sono più oggetto di particolari attenzioni da parte di molti auditor.

Sebbene il mio campione non sia statisticamente rilevante, faccio riferimento a una serie di requisiti che per vari motivi non sono più oggetto di particolari attenzioni da parte di molti auditor. Questo si traduce nel fatto che una non conformità ad essi collegata fa subito scattare la polemica contro l’auditor, definito pignolo e rompiscatole, con conseguenze spesso nefaste per l’auditor stesso (richiesta di sostituzione dell’auditor, all’ODC, da parte dell’impresa cliente). Non abbiamo nessuna autorità per classificare i requisiti in principali e secondari. Restituire significato alle certificazioni significa anche restituire a tutti i requisiti la loro legittima importanza.

 

1)      Il coinvolgimento del management

Lo svolgimento delle riunioni di apertura e chiusura senza la presenza di un membro della proprietà o del Consiglio di Amministrazione ormai è una prassi consolidata. Generalmente è presente il consulente, il referente aziendale del sistema certificato, non sempre così autonomo nella gestione del sistema, e l’auditor. Viene a mancare per l’auditor ogni elemento derivante da una conversazione con il management in merito alle scelte aziendali, ai programmi, alla gestione dei rischi e opportunità, alla valutazione del contesto, da riscontrare poi nel corso dell’audit. Elementi che consentono ad un auditor di fare una reale valutazione circa l’adeguatezza, la conformità e l’efficacia del sistema ai requisiti. Tempo fa, parlando con la titolare di una società di consulenza, affermai che un auditor, in assenza del management, non dovrebbe nemmeno iniziarlo un audit: il suo sguardo è stato molto significativo, mi ha guardato come se fossi un alieno appena atterrato sul pianeta Terra.

2)      La Gestione Documentale

Premesso che sono uno di quelli che ritiene che i documenti non letti o non oggetto di formazione per almeno 3 anni sono inutili, premesso che sono felicissimo dell’eliminazione del Manuale della Qualità, premesso che odio i documenti fini a se stessi o realizzati solo per far contento l’auditor, sebbene non richiesti dalla norma e soprattutto ininfluenti ai fini dell’efficienza ed efficacia dei processi, da quanto posso verificare nel mio micro-mondo, sembra che la gestione documentale sia diventato un requisito del tutto opzionale, anche quando gli impatti di una sua impropria gestione potrebbero essere devastanti. A puro titolo di esempio:

–        Archiviazione documentale spacciata per elettronica: in realtà i file sono salvati in una cartella del server in cui chiunque può accedere e cancellarli;

–        Assenza di verifica sull’effettuazione delle di copie di backup dei dati salvati su PC e server aziendali, o dell’impostazione di frequenze adeguate all’importanza dei processi;

–        Non viene più verificata la presenza dell’ultima versione del documento nei luoghi di utilizzo: per documenti progettuali, e per i parametri di processo, l’impatto può essere devastante. Proprio qualche giorno fa ho potuto notare le modifiche a penna fatte dall’operatore che lavorava su un documento obsoleto da almeno 5 anni;

–        Incertezza sull’iter di approvazione dei documenti. Ormai la firma falsa istruzioni e procedure cartacee è un “must” dei sistemi attuali. Ma sarebbe quanto meno opportuno rendere consapevole la persona di cui si falsifica la firma circa i documenti di sua competenza;

 

3)      La gestione delle modifiche

Una delle non conformità più traumatiche che mi trovai a subire da Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente fu, nel lontano 1999, la mancanza di una gestione pianificata delle modifiche a sistema (in quel caso ambientale). Erano anni in cui l’azienda di cui ero responsabile cresceva velocemente, gli investimenti in impianti e capannoni si susseguivano, ma non c’era uno straccio di evidenza che ciò avveniva in modo pianificato e controllato.

Non ho più visto assegnare questo tipo di non conformità, anche quando l’auditor a distanza di un anno, si è trovato di fronte realtà profondamente cambiate da un anno all’altro.

La nuova ISO 9001:2015 dà particolare enfasi, in vari punti, alla gestione delle modifiche. Chissà se tornerà in auge, o resterà, come ora, in naftalina.

Avete anche voi degli esempi di requisiti “dimenticati”?