Uno degli aspetti salienti e più ostici per il QHSE Manager e per i suoi collaboratori è la gestione documentale.
Si calcola che la burocrazia degli adempimenti è in grado di impegnare gli uffici di QHSE e RSPP per circa il 50% del tempo. Tale tempo è dedicato ad attività assolutamente improduttive che coinvolgono trasversalmente tutti i processi QHSE.
Facciamo riferimento, a mero titolo di esempio, al tempo dedicato a:
- Effettuare scansioni di documenti di vario genere: verbali di nomina, verbali di consegna DPI, attestati, ecc.
- Inviare mail per condividere la documentazione cogente e i suoi aggiornamenti
- Sollecitare fornitori e subappaltatori all’invio dei documenti per la loro qualifica;
- Compilare checklist di autocontrollo cartacee;
- Riportare i risultati degli audit su report digitali per analizzare e condividere i dati;
- Predisporre e tenere costantemente aggiornati i faldoni del personale, dei macchinari, delle commesse,
- Ricercare manualmente la documentazione all’interno dei faldoni
Il tempo dedicato a queste attività:
- Riduce la capacità di controllo dei processi QHSE e il conseguente abbattimento dei rischio per lavoratori e imprese;
- Limita la crescita professionale degli addetti;
- Riduce la qualità del lavoro;
- Incrementa i costi (spesso nascosti) per l’impresa;
- Determina performance scadenti in ambito QHSE;
La digitalizzazione dei processi QHSE è lo strumento per garantire risultati e performance elevate nella gestione dei processi QHSE.
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