La cultura del MODULO CARTACEO nella gestione della compliance stenta a lasciare il passo a strumenti innovativi e più performanti. Essa trae origine dalla debole cultura informatica di chi si occupa di compliance e dalla perversione che caratterizza il rapporto tra imprese e una rigida PA che si mostra spesso restia ad accettare evidenze digitali di conformità.
Nel 1998, durante la mia prima esperienza lavorativa, fui incaricato di seguire il progetto di certificazione ISO 9001, supportato dal consulente esperto di Sistemi Qualità. Ricordo con esattezza la seguente frase: “Imposteremo un sistema agile, perfettamente aderente alle esigenze e alla struttura dell’organizzazione, la burocrazia sarà ridotta al minimo”.
Iniziata l’implementazione, la redazione di manuale, procedure e istruzioni operative fu accompagnata dalla introduzione di nuovi moduli cartacei da far compilare alle varie funzioni aziendali: Modulo della Non Conformità, Modulo per l’ordine di acquisto, Modulo per la registrazione dei controlli in produzione, ecc.
Ad ogni incontro con il consulente, scorgevo nel suo viso il ghigno sadico e compiaciuto di chi stava per introdurre l’ennesimo modulo cartaceo, consapevole della mia difficoltà più grande: farlo digerire a chi doveva compilarlo.
La creazione di moduli cartacei crea dipendenza. Entrai ben presto anche io nel tunnel. Ne creai almeno 150 per le registrazioni in materia di Qualità, Ambiente e Sicurezza.
Diventai un esperto nella creazione di moduli “bellissimi” e completi, ma che dovevano essere: 1) compilati a mano, 2) archiviati per la tempestiva rintracciabilità e 3) processati ulteriormente per estrapolare dati e indicatori di performance.
Così, all’atto pratico, molti di essi rimanevano vuoti, o inutilmente riempiti a posteriori da funzioni diverse da quelle deputate per lasciare l’evidenza (finta) dell’applicazione delle procedure all’ente di controllo di turno. Era l’inizio della mortificazione della cultura della pianificazione, registrazione, monitoraggio e analisi dei processi che i sistemi di gestione intendono diffondere. E l’inizio di una nuova professione: quella dell’ADDETTO ALLA SISTEMAZIONE DELLE CARTE. Iniziai a sentire forte l’esigenza di un supporto digitale.
A distanza di più di 20 anni le cose non sono cambiate di molto. Se non che a partire da questo 2020 abbiamo imparato che la carta rappresenta una potenziale fonte di contagio del COVID-19.
Questioni sanitarie a parte, ogni registrazione cartacea è una registrazione che nasce “morta”. Nessuna organizzazione oggi ha voglia, tempo e risorse da investire nella movimentazione, identificazione, rintracciabilità e e analisi della documentazione cartacea. Gli impiegati / addetti che loro malgrado se ne occupano vivono una costante frustrazione professionale data dalla consapevolezza dell’inefficienza e inefficacia della gestione cartacea, dell’elevato margine di errore e delle attività a bassissimo valore aggiunto che caratterizzano le loro mansioni, tra le quali ricordiamo la scansione di documenti cartacei, la ricerca degli stessi tra decine di faldoni, e l’invio compulsivo di mail.
Nel caso della compliance normativa, la presenza si criticità può avere effetti devastanti in termini di responsabilità penale del datore di lavoro e dell’organizzazione.
L’unica strada per gestire la compliance ricevendo benefici ad elevato valore aggiunto in termini di riduzione dei costi, di incremento del controllo e di riduzione del rischio, è l’adozione di strumenti innovativi per la digitalizzazione dei processi di compliance.
Come diciamo in True Link, per ogni modulo o checklist cartacea introdotti in una organizzazione, un addetto alla compliance muore (dentro) e un informatico entra in coma (dentro). Praticamente una strage quotidiana.
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