Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza, Sistemi di Gestione: un mondo vasto e affascinante, a cui ci si avvicina per la crescente richiesta di professionalità, per i risvolti etici e di sostenibilità, oppure, perché l’azienda per la quale lavori decide di darti “un’irrinunciabile opportunità di crescita professionale”.
La solitudine del qhse manager
Scoprirai tardi che sei stato scelto solo perché tutti gli altri candidati hanno fatto un passo indietro e che la scelta di una certificazione è legata ad aspetti esteriori ed esclusivamente commerciali: miglioramento dell’immagine, sgravi contributivi, richiesta da parte dei grossi committenti.
Come un professionista serio, inizi ad approfondire la conoscenza delle norme cogenti, volontarie e contrattuali, partecipi ai corsi di formazione e ti confronti col mondo esterno. Da subito, capisci di avere a che fare con materie tanto affascinanti quanto di difficile applicazione, rispetto alla tua realtà sensibile ai concetti di costo e ricavo, ma senza cultura dell’organizzazione, della qualità, della compliance, del “sistema”.
Poi arriva il consulente con il suo carico di manuali, procedure e istruzioni standard da distribuire, accompagnati da un centinaio di moduli cartacei da compilare e far compilare: facile no? E poi c’è il tempo da dedicare a creare un sistema di controllo delle scadenze: scadenze della formazione del personale, DPI e sorveglianza sanitaria, scadenze delle verifiche dei mezzi e attrezzature, scadenze degli adempimenti in materia di sicurezza, ambiente e qualità… ti aggrappi ad Excel, Bill Gates sia lodato, l’unico strumento che evita di annegare nell’oceano degli adempimenti.
Digitalizzazione documentale: un sistema di gestione integrato
E la documentazione dove la mettiamo? Documentazione cogente, di sistema, DVR e valutazioni specifiche, analisi ambientale, documentazione relativa alla formazione, DPI e sorveglianza sanitaria, verifiche periodiche su mezzi e attrezzature, documentazione dei fornitori e subappaltatori e loro addetti, certificati di analisi dei rifiuti, autorizzazioni (CPI, punti di emissione), verbali di riunione, ecc.
I colleghi dell’ufficio del personale non hanno tempo per gestire anche le scadenze della formazione, l’ufficio acquisti non ha tempo per controllare l’idoneità tecnico professionale dei subappaltatori, l’addetto alle manutenzioni non ha tempo di occuparsi di pianificazione e registrazione di interventi in materia di ambiente e sicurezza, ecc.
Nessuno ha tempo. Quindi, il tuo ufficio viene ben presto invaso da decine di raccoglitori relativi al personale, ai fornitori, ai mezzi, alle autorizzazioni in materia ambientale e di sicurezza e a tutto quello che gli altri non hanno voluto. Morale? Hai acquisito conoscenze e competenze trasversali di alto profilo, ma alla fine passi la maggior parte del tempo a spostare faldoni per cercare o archiviare documenti anche quelli di competenza altrui.
La necessità di un software per la gestione dei processi aziendali
Chiedi supporto all’organizzazione: una risorsa in più, un software di gestione aziendale per digitalizzare e rendere agile la gestione degli adempimenti cogenti e volontari. Ti viene negato, perché tu sei “quello che gestisce le carte” e l’azienda non ha soldi da destinare alla burocrazia: un verbale di consegna DPI con firma falsa si può sempre tirar fuori all’occorrenza, la checklist di un audit si può sempre compilare, retrodatata e con evidenze fasulle. Senza accorgertene ti stai trasformando in un falsario. La verità è che devi sopravvivere, finché non arriva il momento della verità, che non è quasi mai un audit di certificazione.
Da almeno una decina d’anni, dopo la perdita di credibilità dei tradizionali sistemi di gestione (una ISO 9001 non si nega a nessuno), gli audit di certificazione / rinnovo / sorveglianza, si svolgono con la stessa tensione emotiva e approfondimento di un aperitivo tra amici (grazie, Accredia!).
I momenti della verità sono ben altri: una ispezione ASL a seguito di infortunio, o l’audit di seconda parte del grosso committente che richiede sistemi di gestione di alto profilo ai fini della qualificazione. Lì diventi fondamentale, e diventa fondamentale la tua capacità di coprire le inevitabili falle di un sistema che non si è mai spinto in profondità a costruire adeguate garanzie dell’organizzazione. E allora lavori anche la notte con una pressione indicibile, fino al giorno dopo del momento della verità, in cui torna tutto come prima.
Integra: il miglior software per la gestione aziendale
L’esperienza decennale della True Link, e quella ultraventennale dei suoi soci fondatori, dimostra come l’approccio culturale “tradizionale” delle organizzazioni ai sistemi di gestione aziendale, descritto in questo articolo, sia nel lungo periodo perdente e costituisca un costo che non si ripagherà mai. Quando il management non crede nei sistemi, quando non coinvolge tutti i livelli dell’organizzazione, quando non vengono forniti strumenti (anche informatici) per una gestione snella, il risultato è fallimentare, per l’azienda e per il QHSE. Solitamente, il cambio dell’assetto gestionale dei sistemi inizia dopo il verificarsi di eventi particolarmente gravi: reati ambientali, infortuni gravi dei lavoratori ecc. Solo allora le istanze del QHSE Manager vengono recepite e la scelta di digitalizzazione dei processi di compliance, mediante il software di gestione aziendale INTEGRA, evidenzia da subito un miglior controllo dei processi, la diffusione a tutti i livelli dell’organizzazione degli adempimenti (ad ognuno la sua parte di sistema) e l’adozione di supporti di registrazione digitali (quali APP per dispositivi mobili) rende più agibile l’applicazione dei requisiti. Si riduce il rischio di sanzioni e penali dei committenti, in maniera efficiente ed efficace, liberando le risorse deputate ai processi no-core, destinandole al core business aziendale.