Quel giorno di 15 anni fa venne il consulente per parlarci dei CONTROLLI OPERATIVI in materia di ambiente e sicurezza.
Come sempre il preambolo fu che, al contrario della concorrenza, la loro era una società di consulenza che non amava la burocrazia e la carta inutile; il loro obiettivo era quello di realizzare un sistema snello, senza appesantimenti burocratici, e costruito come un guanto alla realtà aziendale specifica.
Cominciammo con la definizione di una procedura e istruzioni operative:
ovviamente partimmo da quelle già pronte all’uso del consulente, noi avremmo provveduto personalizzarle per la nostra realtà (cioè avremmo cambiato il logo e l’intestazione). Una volta personalizzate, avrebbero dovuto essere formalmente approvate (con firma su supporto cartaceo) e formalmente distribuite a tutto il personale coinvolto (ovviamente in forma cartacea con firma per ricevuta su lista di distribuzione… cartacea).
Successivamente il consulente ci illustrò le modalità di impostazione di un sistema di vigilanza in merito all’applicazione dei requisiti illustrati in procedure e istruzioni: era prevista la compilazione di una serie di checklist (su moduli cartacei) con cadenza almeno trimestrale. Pertanto, andava predisposto un piano dei controlli operativi (su modulo cartaceo), con indicazione delle checklist oggetto di controllo, della data e dell’auditor previsto.
I colleghi, tecnici e responsabili dell’area, molto più scafati e realisti di me, fiutarono la puzza di burocrate, e si chiamarono subito fuori in quanto “troppo impegnati in altro”. Fu subito evidente che in un’azienda di 300 dipendenti l’unico che avrebbe provato a svolgere tale attività sarebbe stato il sottoscritto.
Una volta compilate le checklist, raccolta la firma dei preposti coinvolti e consegnata loro copia (cartacea) del rapporto così firmato, si poteva procedere alla sua archiviazione (cartacea):
non prima però di aver aperto le Non Conformità (Indovinate dove? Su modulo cartaceo!) rilevate. E, a ben pensarci, perché non fare la scansione del rapporto di controllo operativo, in modo da avere una (si fa per dire) rapida reperibilità del documento evitando di scartabellare per ore tra i faldoni al momento dell’audit di certificazione / rinnovo / sorveglianza?
E per finire, con un salto nel futuro degno del miglior Michael J. Fox, tutti gli esiti dei controlli operativi sarebbero finiti (ovviamente con inserimento manuale) in un fantastico foglio Excel che avrebbe tirato fuori indicatori e grafici a piacimento. Lo ricordiamo… “perché a noi non piace fare burocrazia e carta inutile”.
Questo è quello che succedeva, e molto spesso succede ancora nella gestione di una attività di sistema di gestione fondamentale quale la registrazione dei controlli operativi. Sono queste le modalità che uccidono il QHSE Manager, i suoi collaboratori e i sistemi di gestione. Oppure li spingono ad assolvere al requisito formale compilando checklist a caso, o apponendo una firma a checklist precompilate; tanto basta all’auditor medio oggi.
Con il modulo dei CONTROLLI OPERATIVI di INTEGRA avrai nel contempo un potente strumento di controllo dei requisiti e un agile strumento di pianificazione e registrazione dei controlli in corso d’opera su apposita checklist.
In particolare, potrai:
- Costruire liberamente le tue checklist di controllo per ciascun ambito rilevante (ambiente e sicurezza, subappaltatori, ecc.)
- Pianificare le attività di controllo operativo e notificarle automaticamente all’auditor previsto;
- Registrare i controlli operativi mediante apposita APP per dispositivi mobili;
- Raccogliere la firma del preposto oggetto dell’attività di controllo e inviare il report firmato all’auditor, al preposto, e archiviandolo automaticamente su INTEGRA eliminando ogni supporto cartaceo;
- Analizzare i dati in tempo reale