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All’inizio della mia prima esperienza lavorativa, nel 1998, non avevo idea di cosa fosse un Sistema di Gestione, ed in particolare un Sistema Qualità. Ero stato assunto essenzialmente per progettare e implementare un sistema di rilevazione dei costi industriali; ma l’azienda stava crescendo ed aveva da poco firmato un contratto con una società di consulenza per l’implementazione di un sistema di gestione per la qualità secondo l’allora ISO 9002:94; a chi affidare questo compito, se non al pivellino neoassunto?

Partimmo quasi da zero; a parte alcune registrazioni di produzione su fogli Excel, e le registrazioni cartacee relative ad una certificazione di prodotto, nessun requisito della norma era coperto dall’azienda. La cosa che più mi colpì fu l’enorme mole di carta prodotta in termini di procedure, di istruzioni operative e di registrazioni, che crebbero ulteriormente con la certificazione ISO 14001 prima, e OHSAS 18001 dopo.

Sebbene inesperto, mi fu chiaro da subito che l’ottimale gestione del Sistema Integrato si sarebbe potuta realizzare in modo più efficiente attraverso il ricorso ad un software.

Il nuovo millennio dell’azienda fu caratterizzato da una progressiva informatizzazione: al tradizionale software per la contabilità e per il magazzino fiscale, si aggiunsero il software per la produzione, per il magazzino gestionale, per la logistica, per investimenti pari a un paio di milioni di euro. Per il solo software di controllo di gestione l’azienda investì oltre 30 mila euro. Sebbene fossi stato coinvolto in tutti i progetti di informatizzazione, non fu messo un solo euro a budget per un software per il sistema di gestione.

Feci buon viso a cattivo gioco mettendo a frutto alcune competenze acquisite anni prima, allorché sviluppai un applicativo in Access e Visual Basic che crebbe giorno per giorno con una serie di features per la gestione di molti dei requisiti del Sistema Integrato; molti, ma non tutti, visto che, tra gli altri, sentii terribilmente la mancanza di un software per la gestione documentale: solo chi si è trovato a dover distribuire manualmente decine di istruzioni operative e procedure ad almeno trenta tra capireparto e responsabili aziendali può capire a cosa mi riferisco.

L’applicativo allora sviluppato, seppur non particolarmente professionale e con molte limitazioni, divenne per me indispensabile, ed evitò che io naufragassi nel mare dei compiti, adempimenti e sollecitazioni crescenti, diversificate e spesso irrazionali, provenienti da un’azienda che faticava ad adeguare la struttura organizzativa ad un mercato costantemente in espansione.

Nel 2015, a distanza di tanti anni dai miei esordi, se da un lato si assiste ad una diffusione sempre più capillare dei sistemi di gestione, dall’altro lato non si assiste ad una corrispondente crescita nell’adozione di adeguati strumenti informatici.

La motivazione di questo “ritardo” è strettamente collegata a ciò di cui ho discusso in precedenti post, ossia la natura strettamente autoreferenziale del sistema delle certificazioni, e le opportunità che il legislatore ha dato alle imprese certificate (appalti) che ha trasformato il certificato in un guscio vuoto. Se un certificato è considerato al pari di una tassa per lavorare, così come il responsabile aziendale e il consulente, figurarsi il software!

Ma laddove si consideri la certificazione anche uno strumento di crescita (o da parte del management o semplicemente da parte del Responsabile aziendale), oggi, nel 2015, ritengo che uno strumento informatico per la gestione dei sistemi certificati sia imprescindibile, per i benefici, con i limiti e alle condizioni che illustrerò nei post successivi.